Input til ny aftale på rejsebureauydelser

Statens Indkøb arbejder på en ny aftale på rejsebureauydelser. Vi har mulighed for at give input til den kommende aftale, hvorfor vi gerne vil høre jeres ønsker til et kommende samarbejde på området.

09.09.2019 | Mogens Toft

Baggrund
Aarhus Universitet (AU) benytter p.t. en indkøbsaftale indgået via Statens Indkøb (Moderniseringsstyrelsen) vedr. indkøb af rejsebureauydelser. Leverandøren på aftalen er Carlson Wagonlit Travel (CWT). Aftalen udløber ved udgangen af februar 2020. Statens Indkøb forbereder p.t. et nyt udbud, der skal erstatte den eksisterende aftale. 

Vi har mulighed for at give input til en ny aftale
Statens Indkøb varetager udbuddet af aftalen som skal gælde for hele det statslige område. Vi har mulighed for at give input til arbejdet.

Med henblik på at udarbejde et konkrete input fra AU inviterer vi jer (Og her må I gerne hjælpe med at kanalisere dette videre til primære brugere hos jer) til at komme med jeres input. Her vil vi meget gerne høre om jeres erfaringer og/eller ønsker til området fremadrettet. Der er ikke nogen formkrav til, hvordan I sender dette. Vi vil stå for at samle sammen på jeres ønsker og formidle disse videre til Statens Indkøb. Det er ikke sikkert, at Statens Indkøb kan tage højde for alle indsendte ønsker, men vi har en reel mulighed for at påvirke den kommende aftale – den bør vi benytte os af.

Der er en kort frist, hvor vi gerne vil have jeres input snarest muligt og ikke senere end d. 17. september. Input sendes til Louise Lund Lebeck på lole@au.dk.

Ved siden af dette hentes input fra Rejsegruppen i Økonomi og Bygninger (som primære administratorer af aftalen), beredskabet samt arbejdsgruppen omkring bæredygtighedsstrategien. 

Proces
Den nye aftale forventes at skulle træde i kraft d. 1. marts 2020. Rejseenheden og Indkøb i Økonomi og Bygninger står for at planlægge processen omkring implementering af den kommende aftale. Den konkrete implementeringsplan vil blive udarbejdet og kommunikeret ultimo 2019 eller primo 2020. I er også meget velkomne til at komme med input og ønsker til denne del af processen allerede nu, men vi vil også efterspørge jeres input til dette, når vi kommer tættere på opstart.

Aftalen i dag
Den nuværende aftale omfatter almindelige rejsebureauydelser som booking af flyrejser, hoteller m.v. Aftalen er obligatorisk for AU’s ansatte idet, der ikke må benyttes andre rejsebureauer. I henhold til AU’s rejsepolitik kan de ansatte dog vælge selv at bestille rejser direkte via flyselskabernes hjemmeside. I henhold til rejsepolitikken kan det enkelte fakultet inden for ovennævnte rammer fastlægge egne retningslinjer. 

Fordelene i en aftale på Rejsebureauydelser er, at AU’s ansatte kan få assistance til bestilling af komplekse rejser med mange rejsende, flere mellemlandinger m.v. og dermed kan frigøre tid til kerneopgaven. Herudover leverer CWT en række services som f.eks. CO2 opgørelser og kobling til AU’s nødberedskab, hvis der opstår kriser i områder, hvor AU medarbejdere opholder sig. Aftalen benyttes bredt på tværs af universitetet og fra august 2018 til juli 2019 er der bestilt rejser for ca. 28 mio. via CWT.

Når den nye aftale lander
Aftalen på rejsebureauydelser er et godt eksempel på et indkøbsområde, der kan dele vandene. Vi ved, at der er mange, der er godt tilfredse med at kunne få assistance med at booke komplekse rejser og på samme tid er der andre, der gerne selv vil varetage denne opgave. Vi ved også, at der er eksempler på, at Rejsebureauet ikke er lykkedes fuldt ud med deres opgave. Tilsvarende ser vi, at der af og til kan herske tvivl om, hvilke ydelse vi med rette kan forvente, vores rejsebureau leverer. På denne baggrund vil vi have særlig fokus på forventningsafstemning og kommunikation omkring den kommende aftale. Tilsvarende skal vi have en klar proces for, hvordan vi håndterer vores opfølgning med leverandøren, så vi sikrer, at leverandøren lever op til aftalen.

Medarbejdere
79466 / i31