Du er her: AU  Medarbejdere Institutter  Institut for Ingeniørvidenskab Rejser og indkøb

Rejser og indkøb

Aarhus Universitet har indgået en række indkøbsaftaler, som til hver en tid skal overholdes. Du kan finde listen over indkøbsaftaler her:

Forhåndsgodkendelse
Hvis du skal foretage et indkøb eller bestille en rejse, så skal du altid have indkøbet godkendt af projekt- eller sektionslederen, før du foretager bestilling.


At foretage et indkøb, bestille rejser eller lave afregninger
Skal du foretage et indkøb, ud at rejse eller lave en rejse- eller udgiftsafregning, så kan du finde hjælp og vejledning nedenfor.

Indkøb

Indkøb
Inden du foretager indkøb, skal du sørge for at få indkøbet godkendt af din vejleder og projektleder. Herefter må du selv foretage indkøbet, eller du kan lade én af vores faste indkøbere foretage indkøbet for dig.

I forbindelse med indkøbet skal disse oplysninger afgives til leverandøren og påføres fakturaen:

  • EAN nummer
  • navn på bestiller
  • projekt- og aktivitetsnummer


Bøger

Anja Torup Hansen håndterer alle bogbestillinger for instituttet. Hvis du ønsker at bestille en bog, skal du sende ISBN-nummeret til Anja, Anja.TorupHansen@eng.au.dk, sammen med et projekt- og aktivitetsnummer til betaling og projektleders godkendelse. Anja sørger herefter for at bestille bogen til dig.


IT-udstyr

Alt IT-udstyr skal købes gennem ST IT-webshoppen.

Hjælp til udlandsrejser

Skal du til udlandet og har brug for hjælp til ansøgning om visum m.m., så besøg International Centers hjemmeside Going Abroad, hvor du kan finde mange tips og guides.

Bestilling af rejser

At booke en rejse ved Institut for Ingeniørvidenskab
Når du skal booke en rejse, kan du vælge enten at bestille rejsen direkte hos flyselskabet eller hos CWT, som AU har en indkøbsaftale med. Bestillinger hos andre rejsebureauer eller online-steder er ikke tilladt.

Uanset hvilken mulighed du vælger, skal du overholde AUs gældende rejseregler, dvs. at du skal rejse billigst muligt.

Booking foretages af den rejsende. Det er vigtigt, at den rejsende får påført navn, projekt- og aktivitetsnummer på fakturaen.


Hvis du bestiller din billet direkte hos flyselskabet
Hvis du bestiller din billet direkte hos flyselskabet, er det vigtigt, at du holder instituttet orienteret om dine rejseplaner ved at sende en kopi af billetten til eng@au.dk. Du skal også huske at lægge rejsedestination og rejseudbyder i din Outlook kalender. Dette er udelukkende af hensyn til force majeure (terrorhandlinger, jordskælv og andet), der kan medføre, at Universitetet skal oplyse overfor myndighederne, om vi har medarbejdere på berørte destinationer.

Det er også muligt at registrere sig på Danskerlisten (Udenrigsministeriet).


Hvis du bestiller din billet hos CWT

For at kunne booke en rejse (fly eller tog) hos CWT skal du være registreret hos CWT. Dette betyder, at du får en personlig rejseprofil indeholdende dine personlige oplysninger. Du er selv ansvarlig for at aktivere og opdatere rejseprofilen.

Hvis du mangler en personlig rejseprofil hos CWT, så udfyld venligst den relevante blanket, som du kan finde nedenfor og send den til sekretariatet. Du modtager en separat e-mail fra CWT med instruktioner til aktivering og opdatering af rejseprofilen, når registreringen er foretaget.

Når du er oprettet, kan du booke billetter i CWTs online system, via telefon eller email.

Det anbefales at kontakte CWT via e-mail eller telefon, hvis flere personer rejser sammen, da det ikke er muligt at booke for flere personer ad gangen i online bookingsystemet. Det samme gør sig gældende, hvis rejsen er oversøisk eller hvis rejsen involverer flere mellemlandinger.


Registrering i AURUS

Den rejsende skal være registreret i det elektroniske rejse- og udgiftsafregningssystem AURUS for at kunne foretage en rejseafregning efter tjenesterejse og afregne udestående poster på AU kreditkortet.

Hvis ikke du er registreret i AURUS, så udfyld venligst den relevante blanket, som du kan finde nedenfor og send den til sekretariatet. Du modtager en separat e-mail fra AURUS systemet, når registreringen er foretaget.


AU kreditkort

Hvis den rejsende er ansat mindst 18.5 timer pr. uge, er der mulighed for at ansøge om et AU kreditkort. Kreditkortet benyttes hovedsagligt i forbindelse med tjenesterejser og til betaling af rejser, der er booket online. Den rejsende kan ansøge om et AU kreditkort ved at udfylde nedenstående blanket og sende den til instituttets sekretariat. Bemærk venligst at der går ca. 3 uger fra bestilling til modtagelse af kreditkortet.


Betaling af rejser

Hvis den rejsende har et AU kreditkort betales rejsen på kortet. Herefter skal betalingen afregnes i AURUS. Hvis den rejsende ikke har et AU kreditkort, betales rejsen på faktura til vores EAN nummer.

Før booking skal den rejsende sikre sig økonomisk godkendelse hos enten vejleder, projektleder eller institutleder, hvis rejsen betales på instituttets projektnummer.

Rejseforsikring
Husk at anmode om et rejseforsikringskort hos instituttets sekretariat, før du foretager din første tjenesterejse.

Når du har udfyldt og underskrevet ansøgningsblanketten, skal du henvende dig hos sekretariatet, som vil udlevere forsikringskort og betingelser til dig. Sekretariatet kan kontaktes på eng@au.dk.

Rejse- og udgiftsafregninger

Alle ansatte skal være registreret i det elektroniske rejse- og udgiftsafregningssystem AURUS for at kunne foretage en udgiftsafregning, en rejseafregning efter tjenesterejse eller afregne udestående poster på AU kreditkortet.


Registrering og hjælp til AURUS

Hvis ikke du allerede er registreret i AURUS, så skal du udfylde blanketten til oprettelse i CWT og AURUS, som du kan finde nedenfor, og sende den til sekretariatet. Du modtager en separat e-mail fra AURUS-systemet, når registreringen er foretaget.


Rejseafregning for ikke-AU ansatte
Skal instituttet eller et projekt ved Aarhus Universitet dække rejseudgifter for ikke-AU ansatte, så skal den rejsende udfylde en rejseafregningsblanket og sende den samt bilag til sin kontaktperson/vært i instituttet.  Kontaktpersonen skal tjekke afregningsblanketten og sende den og bilag videre til instituttets controller Rikke Aagaard Rasmussen sammen med projekt- og aktivitetsnummer.

Ved kørselsafregninger skal der ikke vedhæftes bilag.

Bemærk: Skal instituttet dække udgifter for eksterne, så skal kontaktpersonen/værten sørge for at få det forhåndsgodkendt af sektionslederen.

Rejseafregningsblanketten skal udfyldes elektronisk og herefter printes og underskrives.